Btw verleggen als zzp'er: factureren aan EU- en buitenlandse klanten

Je stuurt een offerte naar een klant in Berlijn, Parijs of New York en dan stokt het: reken ik hier nu Nederlandse btw over? Of niet? En wat moet er dan op die factuur staan zodat de Belastingdienst later geen vragen stelt?

Dit is een van de meest verwarrende onderwerpen voor zelfstandigen zonder personeel. De regels verschillen per situatie: een zakelijke klant in de EU behandel je anders dan een particulier, en een klant buiten de EU weer anders. Het goede nieuws is dat er een paar heldere hoofdregels zijn die de meeste gevallen dekken.

In dit artikel lopen we die stap voor stap door: wanneer je de btw verlegt, wat er precies op je factuur hoort, hoe je een btw-nummer controleert, en welke aangifte erbij komt kijken. Praktisch, met de exacte eisen zoals de Belastingdienst ze stelt.

Wat betekent btw verleggen precies?

Btw verleggen (reverse charge) is de regeling waarbij niet jij als leverancier de btw berekent en afdraagt, maar je zakelijke klant de btw aangeeft in zijn eigen land. Op de factuur staat dan 0% btw met de vermelding "btw verlegd".

Voor je klant is dat meestal een sluitende rekensom: hij geeft de verlegde btw op als verschuldigde btw én trekt hetzelfde bedrag af als voorbelasting. Per saldo betaalt hij vaak niets extra, maar de administratie klopt wel.

Verleggen kan alleen tussen ondernemers (B2B). Lever je aan een particulier, dan geldt de regeling in de regel niet — daarover verderop meer. De kern is dus altijd: is mijn klant een zakelijke afnemer, en waar is die gevestigd?

Wanneer verleg ik de btw naar een klant in de EU?

Voor diensten aan ondernemers in andere EU-landen is verleggen de hoofdregel. De achterliggende gedachte heet de "plaats van dienst": bij diensten tussen ondernemers is de btw verschuldigd in het land waar je klant zit, niet waar jij zit.

Concreet betekent dat: je stuurt een factuur zonder Nederlandse btw (0%) en je Duitse, Franse of Belgische klant geeft de btw aan tegen het tarief van zijn eigen land. Jij vermeldt "btw verlegd".

Een paar voorbeelden van diensten waar dit voor geldt:

• Advies, consultancy, marketing of tekstwerk
• Ontwerp, ontwikkeling en IT-diensten
• Vertaal- en administratiediensten op afstand

> Let op: voor sommige diensten geldt een uitzondering en moet je juist wél btw rekenen — denk aan diensten die te maken hebben met een onroerende zaak (bijvoorbeeld werk aan een gebouw in het buitenland) of toegang tot een evenement ter plaatse. De plaats van dienst is dan het land waar het gebouw staat of het evenement plaatsvindt. Twijfel je? Check de specifieke regels bij de Belastingdienst.

En als ik goederen lever aan een EU-ondernemer?

Lever je fysieke goederen aan een ondernemer in een ander EU-land, dan spreek je van een intracommunautaire levering. Je mag dan het 0%-tarief toepassen, mits je aan de voorwaarden voldoet: je klant is ondernemer met een geldig btw-identificatienummer uit een ander EU-land, en je kunt aantonen dat de goederen Nederland daadwerkelijk hebben verlaten.

Voldoe je niet aan die voorwaarden — bijvoorbeeld omdat het btw-nummer niet klopt — dan mag je het 0%-tarief niet gebruiken en ben je zelf 21% Nederlandse btw verschuldigd. Die kun je vaak niet meer bij je klant ophalen, dus dit is een dure fout.

Wat moet er op mijn factuur staan bij verlegde btw?

De Belastingdienst stelt bij verlegde btw twee extra eisen bovenop de gewone factuurgegevens. Gebruik deze checklist voor elke buitenlandse factuur aan een EU-ondernemer:

• [ ] Jouw eigen btw-identificatienummer (het nummer dat begint met NL)
• [ ] Het btw-identificatienummer van je klant — verplicht en vooraf gecontroleerd
• [ ] De vermelding "btw verlegd" — mag ook in het Engels ("Reverse charge"), Duits of Frans
• [ ] 0% of geen btw in de btw-regel (nooit 21% erbij)
• [ ] De standaard verplichte gegevens: factuurnummer, datum, jouw naam en adres, naam en adres klant, en een duidelijke omschrijving van de dienst

Let op het verschil tussen je btw-identificatienummer (voor facturen en verkeer met klanten) en je omzetbelastingnummer (voor je aangifte bij de Belastingdienst). Op de factuur hoort het identificatienummer.

Hoe controleer ik het btw-nummer van mijn klant?

Voordat je een btw-nummer op de factuur zet, moet je controleren of het geldig is. Dat doe je via VIES, de gratis online controledienst van de Europese Commissie (VAT Information Exchange System). Je vult het land en het nummer in en ziet direct of het actief en geldig is.

Waarom is dit zo belangrijk? Omdat een geldig btw-nummer het bewijs is dat je met een ondernemer te maken hebt en dus mag verleggen. Blijkt achteraf dat het nummer ongeldig was, dan kan de Belastingdienst stellen dat je ten onrechte hebt verlegd — en dan draai jij op voor de btw. Bewaar daarom een bewijs (bijvoorbeeld een schermafbeelding of de bevestiging) van elke controle.

Wat is de ICP-opgave en moet ik die doen?

Ja, in bijna alle gevallen wel. Als je met verlegde btw diensten of goederen levert aan btw-plichtige ondernemers in andere EU-landen, moet je naast je gewone btw-aangifte een opgaaf Intracommunautaire Prestaties (ICP) indienen.

De ICP-opgave is een overzicht waarin je per EU-klant vermeldt hoeveel je zonder Nederlandse btw hebt gefactureerd, gekoppeld aan hun btw-identificatienummer. Zo kunnen belastingdiensten in de EU controleren of de verlegde btw in het land van de klant netjes wordt aangegeven.

Wat je moet weten:

• Je dient de ICP-opgave in over dezelfde periode als je btw-aangifte, meestal per kwartaal.
• De bedragen op je ICP-opgave moeten aansluiten bij de rubriek voor prestaties naar EU-landen in je btw-aangifte.
• Vergeet je de ICP-opgave, dan kan de Belastingdienst een boete opleggen — het is geen vrijblijvende extra.

Hoe factureer ik een klant buiten de EU?

Voor diensten aan een ondernemer buiten de EU — bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk, de VS of Zwitserland — is de regel meestal eenvoudiger: je zet geen Nederlandse btw op de factuur. Volgens de hoofdregel is de dienst belast in het land van je klant.

Twee praktische verschillen met de EU:

1. Geen ICP-opgave. De ICP geldt alleen voor EU-landen. Voor klanten buiten de EU hoef je deze niet in te dienen.
2. De term "btw verlegd" is hier strikt genomen niet van toepassing, omdat verleggen een EU-begrip is. Je zet simpelweg geen btw op de factuur. Wel is het netjes een korte toelichting op te nemen, zoals "VAT not applicable — service supplied outside the EU".

Houd er rekening mee dat het land van je klant zijn eigen belastingregels kan hebben (denk aan een lokale sales tax of een importheffing op diensten). Dat is de verantwoordelijkheid van je klant, maar het is goed erop te wijzen als daar vragen over komen.

Wat als mijn klant een particulier is?

Bij een particuliere klant (B2C) kun je de btw meestal níét verleggen. De hoofdregel voor diensten aan particulieren is dat je gewoon Nederlandse btw (21%) rekent, ook als die particulier in een ander EU-land woont.

Er is een belangrijke uitzondering voor digitale diensten aan particulieren in de EU — denk aan e-books, online cursussen, software of streaming. Daarvoor geldt:

• Blijf je onder de EU-brede drempel van €10.000 per jaar (voor al je digitale B2C-diensten en afstandsverkopen samen), dan mag je Nederlandse btw blijven rekenen.
• Kom je boven die €10.000 uit, dan reken je vanaf dat moment het btw-tarief van het land van je klant. Je hoeft je daarvoor niet in elk land apart te registreren: via de Unieregeling (One Stop Shop, OSS) doe je één keer per kwartaal een melding en betaal je alle buitenlandse btw in één keer aan de Belastingdienst, die het doorstuurt.

Voor gewone (niet-digitale) diensten aan particulieren gelden weer eigen plaats-van-dienstregels; bij twijfel is de Belastingdienst het aangewezen loket.

Geldt btw verleggen ook als ik de kleineondernemersregeling gebruik?

Dit is een veelgemaakte denkfout. De kleineondernemersregeling (KOR) kun je gebruiken als je jaaromzet niet boven de €20.000 komt; je brengt dan geen btw in rekening en doet in principe geen btw-aangifte.

Maar: de KOR geldt alleen voor je binnenlandse prestaties. Doe je zaken met het buitenland waarbij de btw wordt verlegd, dan moet je daarvoor tóch aangifte doen — en meestal ook een ICP-opgave indienen. De KOR ontslaat je dus niet van je buitenlandverplichtingen.

Sinds 1 januari 2025 bestaat er daarnaast een EU-KOR voor ondernemers die grensoverschrijdend zaken doen en ook in andere EU-landen een vrijstelling willen benutten. Dat is een aparte regeling met eigen voorwaarden en registratie.

Conclusie

De hoofdregel is te onthouden: aan een zakelijke EU-klant met geldig btw-nummer verleg je de btw (0% op de factuur, "btw verlegd", beide btw-nummers erop), en je legt dat vast in je ICP-opgave. Aan een klant buiten de EU reken je meestal geen Nederlandse btw, en aan een particulier in de regel wél.

De belangrijkste eerste stap is klein maar cruciaal: controleer vóór elke buitenlandse factuur het btw-nummer van je zakelijke klant via VIES. Twijfel je over jouw specifieke situatie, dan is de Belastingdienst de aangewezen instantie — dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies.