A1-Bescheinigung 2025 beantragen: digitaler Weg für Arbeitgeber
Papieranträge sind seit 2025 unzulässig. Der Leitfaden zeigt Arbeitgebern Schritt für Schritt, wie die A1-Bescheinigung digital über SV-Meldeportal oder Entgeltprogramm beantragt wird – inklusive Fristen und Bußgeldrisiken.
von DUOLEXX
Ein Mitarbeiter fliegt übermorgen zu einem Kundentermin nach Wien, und Sie fragen sich: Reicht ein schnell ausgedrucktes Formular? Seit 2025 lautet die Antwort klar Nein. Das früher übliche Papierformular ist nicht mehr zulässig – der Antrag läuft komplett digital.
Für viele Personalabteilungen und Geschäftsführer ist unklar geblieben, wie der neue Weg genau aussieht: über welches Portal, mit welchem Login, in welcher Reihenfolge. Genau diese Lücke schließt dieser Leitfaden.
Sie erfahren hier Schritt für Schritt, wie Sie als Arbeitgeber eine A1-Bescheinigung 2025 rechtssicher beantragen, welche Fristen gelten und welche Fehler teuer werden können.
Was ist die A1-Bescheinigung und wann brauche ich sie?
Die A1-Bescheinigung ist der offizielle Nachweis, dass ein Arbeitnehmer während einer Tätigkeit im EU-Ausland, im EWR oder in der Schweiz weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem verbleibt. Sie beruht auf der EU-Verordnung (EG) Nr. 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit.
Der Sinn dahinter: Ein Beschäftigter soll nicht in zwei Ländern gleichzeitig Sozialabgaben zahlen müssen. Die A1 belegt gegenüber den Behörden des Gastlandes, dass die Beiträge in Deutschland abgeführt werden.
Für welche Auslandstätigkeiten gilt die Pflicht?
Grundsätzlich für jede grenzüberschreitende Erwerbstätigkeit innerhalb der EU/EWR und der Schweiz. Das Sozialversicherungsrecht der EU unterscheidet dabei nicht zwischen einer klassischen Entsendung und einer kurzen Dienstreise. Die drei häufigsten Fallgruppen sind:
- Entsendung: Ein Beschäftigter arbeitet vorübergehend (bis zu 24 Monate) in einem anderen Mitgliedstaat.
- Gewöhnliche Tätigkeit in mehreren Staaten: etwa Außendienstler, Berufskraftfahrer oder Beschäftigte im Homeoffice über die Grenze.
- Grenzgänger: Personen, die außerhalb Deutschlands wohnen, aber hier arbeiten – seit 2025 ebenfalls im elektronischen Verfahren.
Wichtig: Es gibt keine zeitliche Untergrenze. Auch ein eintägiger Messebesuch oder ein Meeting von wenigen Stunden löst formal die A1-Pflicht aus. Der Ausnahmefall bleibt der Bausektor, in dem im Ausland besonders streng kontrolliert wird.
Warum ist der Papierantrag seit 2025 nicht mehr erlaubt?
Seit dem 1. Januar 2025 sind laut der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) beim GKV-Spitzenverband alle Anträge auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung ausschließlich elektronisch zu stellen. Anträge per Papierformular oder Fax sind unzulässig.
Der Hintergrund ist die Vollendung des sogenannten elektronischen Antrags- und Bescheinigungsverfahrens. Es deckt inzwischen alle Personenkreise ab – also nicht nur klassische Arbeitnehmer, sondern auch Selbstständige, Beamte, Grenzgänger und Rentner. Weil für jede Gruppe ein digitaler Weg existiert, ist der Papierweg entfallen.
Praktische Folge für Sie: Ein formloses Anschreiben an die Krankenkasse führt nicht mehr zum Ziel. Ohne den digitalen Antrag gibt es keine gültige Bescheinigung.
Wie beantrage ich die A1-Bescheinigung als Arbeitgeber – Schritt für Schritt?
Als Arbeitgeber haben Sie zwei Wege. Beide führen zum selben Ergebnis, der Unterschied liegt in Ihrer vorhandenen Software.
Weg 1: Über das Entgeltabrechnungsprogramm
Wenn Sie eine zertifizierte Lohn- oder Entgeltabrechnungssoftware nutzen, ist das der bequemste Weg – die Stammdaten des Mitarbeiters sind bereits hinterlegt.
- Antrag aufrufen: In der Software den A1-Antrag im Bereich der Meldungen öffnen.
- Fallgruppe wählen: Entsendung, Tätigkeit in mehreren Staaten oder Grenzgänger.
- Daten prüfen: Einsatzland, Zeitraum, Tätigkeit und Arbeitgeberangaben ergänzen.
- Verschlüsselt senden: Der Antrag geht digital an den zuständigen Träger.
- Rückmeldung abrufen: Die genehmigte A1 landet elektronisch in Ihrem Programm oder Postfach.
Weg 2: Über das SV-Meldeportal
Haben Sie keine passende Software, nutzen Sie das kostenlose SV-Meldeportal der ITSG als Ausfüllhilfe. So gehen Sie vor:
- Registrieren: Konto im SV-Meldeportal anlegen. Inländische Arbeitgeber authentifizieren sich über das ELSTER-Organisationszertifikat, ausländische Arbeitgeber über die BundID.
- A1-Antrag starten: Im Portal die passende Antragsart auswählen.
- Mitarbeiter- und Einsatzdaten vollständig eingeben.
- Antrag absenden – die Übermittlung ist verschlüsselt.
- Postfach im Blick behalten: Die Rückmeldung „A1-Rückmeldung Genehmigung Arbeitgeber" erscheint im elektronischen Postfach des Portals.
> Hinweis: Selbstständige beantragen ihre A1 ebenfalls ausschließlich über das SV-Meldeportal, dort in der Regel per Anmeldung mit der BundID.
Checkliste vor dem Absenden
- [ ] Vollständiger Name und Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters
- [ ] Genaues Einsatzland und exakter Reisezeitraum
- [ ] Art der Tätigkeit im Ausland
- [ ] Betriebsnummer und Arbeitgeberangaben
- [ ] Antrag rechtzeitig vor Reiseantritt gestellt
An welche Stelle geht der Antrag und wie lange dauert es?
Zuständig für die Ausstellung ist nicht eine einzige Behörde, sondern der jeweilige Sozialversicherungsträger des Beschäftigten:
| Versicherungsstatus des Mitarbeiters | Zuständige Stelle |
|---|---|
| Gesetzlich krankenversichert | Die zuständige Krankenkasse |
| Privat krankenversichert | Deutsche Rentenversicherung Bund |
| Mitglied eines Versorgungswerks | Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV) |
Das elektronische Verfahren erkennt anhand Ihrer Angaben automatisch den richtigen Empfänger. Sie müssen die Zuständigkeit also nicht selbst recherchieren – Sie sollten sie aber kennen, falls es Rückfragen gibt.
Zur Bearbeitungsdauer: Liegen alle Voraussetzungen vor, erhalten Arbeitgeber die Rückmeldung in vielen Fällen innerhalb weniger Arbeitstage auf digitalem Weg. Verlassen Sie sich trotzdem nicht auf die Minimaldauer: Bei unvollständigen Angaben oder Rückfragen kann es länger dauern. Planen Sie einen Puffer ein und stoßen Sie den Antrag an, sobald die Reise feststeht.
Was passiert, wenn keine A1-Bescheinigung vorliegt?
Kontrollen finden im Zielland statt – und sie sind real. Besonders in Frankreich und Österreich ist jederzeit mit Prüfungen zu rechnen, häufig auf Baustellen, aber auch bei Speditionen und Dienstleistern.
Die möglichen Folgen einer fehlenden Bescheinigung:
- Bußgelder im Ausland: In Frankreich können pro Mitarbeiter bis zu 3.500 Euro fällig werden. Die konkrete Höhe legt das jeweilige Land fest und variiert erheblich.
- Verzögerungen und Projektstopps: Ohne Nachweis kann die Tätigkeit vor Ort untersagt werden.
- Nachträgliche Beantragung nützt bei der Kontrolle nichts: Zwar stellen die Träger die A1 in der Regel auch rückwirkend aus. Wenn der Prüfer aber bereits vor Ort war, kommt dieser Nachweis zu spät.
Deshalb gilt: Die Bescheinigung sollte vor Reiseantritt vorliegen und während des Auslandsaufenthalts mitgeführt werden – digital oder ausgedruckt.
Ändert sich die A1-Pflicht 2026 für kurze Dienstreisen?
Möglicherweise – aber verlassen Sie sich noch nicht darauf. Im Frühjahr 2026 haben sich EU-Parlament und Rat vorläufig darauf verständigt, die A1-Pflicht für kurze grenzüberschreitende Geschäftsreisen zu vereinfachen und teilweise abzuschaffen.
Entscheidend ist der Status: Es handelt sich um eine politische Einigung, noch nicht um geltendes Recht. Die Regelung muss formell verabschiedet, im Amtsblatt der EU veröffentlicht werden, und eine Umsetzungsfrist muss ablaufen. Auch die genauen Schwellen – etwa die Zahl der freigestellten Tage – werden im Gesetzgebungsverfahren noch finalisiert. Für den Bausektor soll die Pflicht ohnehin bestehen bleiben.
Für Ihre Praxis heute bedeutet das: Bis eine neue Verordnung tatsächlich in Kraft tritt, gilt die A1-Pflicht unverändert ab dem ersten Tag – auch für die eintägige Dienstreise nach Amsterdam.
Fazit
Seit 2025 gibt es nur noch einen Weg zur A1-Bescheinigung: den digitalen – entweder über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal mit ELSTER-Organisationszertifikat. Der wichtigste praktische Schritt ist, den Antrag frühzeitig vor jeder Auslandstätigkeit zu stellen, damit die Bescheinigung bei einer Kontrolle im Zielland vorliegt.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte zu Ihrem konkreten Fall erhalten Sie beim zuständigen Sozialversicherungsträger sowie bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) beim GKV-Spitzenverband.