Auslandskunde zahlt nicht: So mahnen Sie EU-Kunden richtig

Ein EU-Kunde zahlt Ihre Rechnung nicht – und jetzt?

Sie haben geliefert, die Rechnung ist überfällig, und der Kunde sitzt in Frankreich, Spanien oder Polen. Eine E-Mail hinterher zu schicken fühlt sich an wie ein Schuss ins Leere: anderes Land, andere Sprache, vermeintlich andere Gesetze. Genau hier geben viele Selbstständige und kleine Betriebe zu früh auf und schreiben die Forderung ab.

Das ist fast nie nötig. Für Zahlungsverzug innerhalb der EU gibt es eine klare Eskalationskette – von der ersten Erinnerung über eine formale Mahnung bis zu zwei standardisierten EU-Gerichtsverfahren, die Sie in der Regel ohne Anwalt und ohne Reise ins Ausland durchziehen können.

Dieser Leitfaden zeigt die Reihenfolge Schritt für Schritt: ab wann Ihr Kunde offiziell in Verzug ist, wie eine wirksame Mahnung an einen Auslandskunden aussieht und wann sich das Europäische Mahnverfahren oder das Bagatellverfahren lohnt.

> Dies ist eine allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Bei größeren oder strittigen Forderungen sollten Sie eine Anwältin oder einen Anwalt bzw. Ihre IHK einbeziehen.

Ab wann ist ein Auslandskunde offiziell in Verzug?

Verzug bedeutet: Der Kunde zahlt trotz fälliger und durchsetzbarer Forderung nicht – und schuldet Ihnen ab diesem Zeitpunkt zusätzlich Zinsen und Kosten. Ohne Verzug gibt es keine Zinsen.

Nach deutschem Recht (§ 286 BGB) tritt Verzug ein, sobald einer dieser Fälle greift:

• Sie haben nach Fälligkeit gemahnt (eine bestimmte Zahlungsaufforderung genügt);
• die Rechnung nennt ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsdatum, das verstrichen ist; oder
• bei Geschäftskunden (B2B): 30 Tage nach Zugang der Rechnung – automatisch, auch ganz ohne Mahnung (§ 286 Abs. 3 BGB).

Der letzte Punkt ist der wichtigste. Er stammt aus der EU-Zahlungsverzugsrichtlinie 2011/7/EU, die in allen Mitgliedstaaten gilt. Ihr Grundgedanke: Im Geschäftsverkehr soll niemand ewig auf sein Geld warten, und der Gläubiger soll für die Verzögerung entschädigt werden – ohne bürokratische Vorstufen.

Welches nationale Recht im Detail gilt, hängt vom Vertrag ab (dazu unten mehr). Die 40-Euro-Pauschale und ein Verzugszins von mindestens 8 Prozentpunkten über dem Referenzzinssatz sind aber der EU-weite Mindeststandard aus der Richtlinie.

Was dürfen Sie zusätzlich zur Rechnungssumme verlangen?

Sobald Verzug eingetreten ist, haben Sie bei einem gewerblichen Schuldner drei Ansprüche:

Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank halbjährlich zum 1. Januar und 1. Juli neu festgesetzt. Seit dem 1. Juli 2026 liegt er bei 1,52 Prozent – der B2B-Verzugszins beträgt damit aktuell 10,52 Prozent pro Jahr. Prüfen Sie vor jeder Mahnung den tagesaktuellen Wert, denn er ändert sich jedes halbe Jahr.

Ein Rechenbeispiel: Bei einer offenen Rechnung von 4.000 Euro und 90 Tagen Verzug ergeben sich rund 104 Euro Zinsen plus 40 Euro Pauschale – also gut 144 Euro obendrauf. Das ist kein Vermögen, aber es macht deutlich, dass Nichtzahlen für den Kunden teurer wird als pünktliches Überweisen.

Wie schreibe ich eine wirksame Mahnung an einen EU-Kunden?

Rechtlich müssen Sie einen B2B-Kunden nach 30 Tagen gar nicht erst mahnen – er ist bereits in Verzug. Praktisch ist eine klare, formale Mahnung („Letter of Demand") aber der beste letzte Schritt vor Gericht: Sie schafft Beweise, setzt eine unmissverständliche Frist und löst erstaunlich oft die Zahlung aus.

Eine grenzüberschreitende Mahnung sollte enthalten:

• [ ] Eindeutige Bezeichnung der Forderung: Rechnungsnummer, -datum, Betrag, Fälligkeit
• [ ] Konkrete Zahlungsfrist mit Datum (üblich sind 7 bis 14 Tage)
• [ ] Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale – beziffert und begründet
• [ ] Zahlungsdaten inklusive IBAN/BIC und Verwendungszweck
• [ ] Ankündigung der nächsten Schritte: gerichtliches Mahnverfahren, wenn die Frist verstreicht
• [ ] Nachweis des Zugangs: E-Mail mit Lesebestätigung, besser zusätzlich per Post/Einschreiben

Zwei Punkte machen bei Auslandskunden den Unterschied:

Sprache. Schreiben Sie in der Sprache des Vertrags oder des Kunden – notfalls auf Englisch. Eine rein deutsche Mahnung nach Lissabon wird gerne „übersehen".

Tonfall und Stufen. Ein starres deutsches Drei-Stufen-Modell (Erinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung) ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sinnvoll ist meist: eine freundliche Zahlungserinnerung, danach eine deutliche Mahnung mit letzter Frist und der klaren Ansage, dass als Nächstes ein EU-Gerichtsverfahren folgt. Mehr Stufen kosten nur Zeit.

Welches Recht und welches Gericht gelten bei grenzüberschreitenden Rechnungen?

Bevor Sie klagen, lohnt ein Blick in den Vertrag. Zwei EU-Verordnungen regeln die Grundfragen:

• Rom I (Verordnung 593/2008) bestimmt das anwendbare Recht. Haben Sie eine Rechtswahlklausel vereinbart, gilt diese. Ohne Klausel gilt bei Dienstleistungen meist das Recht des Landes, in dem der Dienstleister sitzt.
• Brüssel Ia (Verordnung 1215/2012) bestimmt das zuständige Gericht. Bei Verträgen können Sie oft am Erfüllungsort klagen – also dort, wo die Leistung erbracht wurde oder zu erbringen war.

Für die beiden folgenden EU-Verfahren müssen Sie das nicht im Detail durchdringen: Beide setzen nur voraus, dass es sich um eine grenzüberschreitende Zivil- oder Handelssache handelt (Gläubiger und Schuldner in verschiedenen EU-Staaten). Beide gelten in allen Mitgliedstaaten außer Dänemark.

Was ist das Europäische Mahnverfahren – und wann lohnt es sich?

Das Europäische Mahnverfahren (Verordnung (EG) Nr. 1896/2006) ist ein standardisiertes Gerichtsverfahren, mit dem Sie für eine unbestrittene Geldforderung einen EU-weit vollstreckbaren Titel erhalten – ohne mündliche Verhandlung und in der Regel ohne Anwalt.

So läuft es ab:

1. Antrag stellen über das einheitliche Formblatt A. Sie beziffern die Forderung, benennen die Parteien und den Grund. Ausfüllen können Sie es online über das Europäische Justizportal (dynamische Formulare in allen Amtssprachen).
2. Zuständiges Gericht. Für Antragsteller mit Sitz im Ausland – und generell aus Berlin/Brandenburg – ist in Deutschland zentral das Amtsgericht Wedding in Berlin zuständig.
3. Prüfung und Erlass. Das Gericht prüft die Angaben und erlässt bei Schlüssigkeit den Europäischen Zahlungsbefehl, der dem Schuldner zugestellt wird.
4. 30-Tage-Frist. Der Schuldner kann binnen 30 Tagen Einspruch einlegen. Tut er das nicht, wird der Zahlungsbefehl für vollstreckbar erklärt und gilt ohne Zwischenverfahren (Exequatur) in allen EU-Staaten.
5. Bei Einspruch geht die Sache in ein ordentliches Verfahren über – oder auf Ihren Wunsch ins Bagatellverfahren.

Der große Vorteil: keine Streitwert-Obergrenze. Das Verfahren eignet sich für jede bezifferte, fällige Forderung, bei der Sie davon ausgehen, dass der Kunde nicht ernsthaft widerspricht, sondern schlicht nicht zahlt. Genau das ist der typische Fall „Auslandskunde zahlt nicht".

Wie funktioniert das Europäische Bagatellverfahren (bis 5.000 Euro)?

Das Europäische Verfahren für geringfügige Forderungen (Verordnung (EG) Nr. 861/2007), umgangssprachlich Bagatellverfahren, ist die Alternative für kleinere oder strittige Beträge. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2015/2421 gilt es seit dem 14. Juli 2017 bis zu einem Streitwert von 5.000 Euro (zuvor 2.000 Euro).

Kennzeichen des Verfahrens:

• Grundsätzlich schriftlich – ein Gerichtstermin ist die Ausnahme.
• Standardisiertes Klageformblatt A, ebenfalls über das Europäische Justizportal ausfüllbar.
• Kein Anwaltszwang – gedacht ausdrücklich für Selbstständige und Verbraucher.
• Der Gegner antwortet binnen 30 Tagen; danach entscheidet das Gericht meist zügig.
• EU-weit vollstreckbar ohne Exequatur – das Urteil wird in anderen Mitgliedstaaten direkt anerkannt.

In Deutschland ist das Verfahren in den §§ 1097 ff. der Zivilprozessordnung (ZPO) verankert. Anders als beim Mahnverfahren geht es hier auch um bestrittene Forderungen: Das Gericht entscheidet inhaltlich, nicht nur formal.

Mahnverfahren oder Bagatellverfahren – welches passt?

Faustregel: Rechnen Sie mit keinem echten Widerspruch, ist das Mahnverfahren schneller. Ist der Betrag klein und der Kunde könnte inhaltlich streiten, führt das Bagatellverfahren direkt zu einem Urteil.

Fazit

Ein zahlungsunwilliger EU-Kunde ist kein Grund, die Forderung abzuschreiben: Der Verzug tritt bei Geschäftskunden meist automatisch nach 30 Tagen ein, Zinsen und die 40-Euro-Pauschale laufen von selbst, und für die Durchsetzung stehen mit dem Europäischen Mahnverfahren und dem Bagatellverfahren zwei anwaltsfreie, EU-weit wirksame Wege bereit. Ihr nächster praktischer Schritt: eine klare, fristsetzende Mahnung in der Sprache des Kunden – und falls sie verstreicht, das Formblatt A im Europäischen Justizportal ausfüllen.