Heizkostenabrechnung 2026: Pflichten, CO2-Aufteilung und die 15%-Falle

Warum 2026 für Vermieter ein Stichjahr ist

Wer eine Wohnung mit zentraler Heizung oder Warmwasserversorgung vermietet, kommt an der Heizkostenverordnung nicht vorbei. Sie schreibt vor, wie Sie abrechnen müssen – und sie ist streng: Schon ein formaler Fehler gibt dem Mieter das Recht, den Rechnungsbetrag zu kürzen. Bei mehreren Wohnungen summiert sich das schnell zu vierstelligen Beträgen pro Jahr.

2026 ist dabei ein besonderes Jahr. Zum 31. Dezember 2026 läuft die letzte Übergangsfrist für den Umbau auf fernablesbare Messtechnik aus, gleichzeitig verlangt das CO2-Kostenaufteilungsgesetz eine korrekte Aufteilung des gestiegenen CO2-Preises. Wer beides nicht sauber umsetzt, verliert bares Geld.

Dieser Leitfaden erklärt praxisnah, welche Pflichten für die Heizkostenabrechnung nach der Heizkostenverordnung 2026 gelten, wo die 15-Prozent-Kürzungsfalle lauert und wie Sie die CO2-Kosten richtig verteilen. Er ersetzt keine Rechtsberatung – zuständig für den Gesetzestext ist der Bund; verbindliche Auskunft im Einzelfall geben Fachanwälte für Mietrecht oder die Eigentümerverbände.

Wie muss ich die Heizkosten 2026 korrekt aufteilen?

Definition: Die verbrauchsabhängige Abrechnung bedeutet, dass ein Teil der Kosten nach dem tatsächlich gemessenen Verbrauch jeder Wohnung verteilt wird – nicht pauschal nach Fläche oder Personenzahl.

§ 7 HeizkostenV gibt den Rahmen vor: Von den Kosten der zentralen Heizungsanlage sind mindestens 50, höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen. Die restlichen 30 bis 50 Prozent – die sogenannten Grundkosten – rechnen Sie nach Wohnfläche ab. Für das Warmwasser gilt nach § 8 HeizkostenV dieselbe Spanne.

In der Praxis heißt das:

1. Verteilerschlüssel festlegen – zum Beispiel 70 Prozent Verbrauch, 30 Prozent Fläche. Ein einmal gewählter Schlüssel darf nur unter bestimmten Voraussetzungen gewechselt werden.
2. Warmwasser separat erfassen. Seit Ende 2013 muss der Warmwasserverbrauch mit einem eigenen Wärmezähler gemessen werden (§ 9 HeizkostenV). Schätzungen sind nur noch in engen Ausnahmefällen zulässig.
3. Ablesen und abrechnen – jährlich, auf Grundlage der erfassten Werte.

Ein 70/30-Schlüssel wird häufig gewählt, weil er sparsame Mieter stärker belohnt. Zwingend ist er nicht – aber die Untergrenze von 50 Prozent Verbrauchsanteil darf niemals unterschritten werden.

Was ist die 15-Prozent-Kürzungsfalle – und wie vermeide ich sie?

Das ist der teuerste Fehler in der ganzen Heizkostenverordnung. § 12 HeizkostenV bestimmt: Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, hat der Mieter das Recht, seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten pauschal um 15 Prozent zu kürzen.

Das Tückische daran: Es kommt nicht darauf an, ob dem Mieter tatsächlich ein Nachteil entstanden ist. Die Kürzung ist ein reines Sanktionsrecht. Typische Auslöser sind:

• Abrechnung ausschließlich nach Wohnfläche oder Personenzahl,
• fehlende oder defekte Erfassungsgeräte,
• ein Verbrauchsanteil unter der 50-Prozent-Grenze.

Beispiel: Entfällt auf einen Mieter ein Jahresbetrag von 1.400 Euro für Heizung und Warmwasser und wurde nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, kann er 210 Euro einbehalten. Bei zehn Wohnungen sind das schnell über 2.000 Euro.

So vermeiden Sie die Falle:

• [ ] Verbrauchsanteil zwischen 50 und 70 Prozent tatsächlich anwenden
• [ ] Funktionsfähige, geeichte Erfassungsgeräte in jeder Nutzeinheit
• [ ] Warmwasser separat gemessen, nicht geschätzt
• [ ] Prüfen, ob eine Ausnahme nach § 11 HeizkostenV greift (z. B. bestimmte Zwei-Familienhäuser, in denen der Vermieter selbst wohnt, oder Passivhäuser)

Wann kommen weitere 3 Prozent dazu?

Seit der Novelle der Heizkostenverordnung von Dezember 2021 gibt es ein zweites Kürzungsrecht von 3 Prozent. Es greift, wenn

• keine fernablesbaren Geräte installiert sind, obwohl sie Pflicht wären, oder
• Sie die monatliche unterjährige Verbrauchsinformation nicht bereitstellen.

Diese 3 Prozent kommen zur 15-Prozent-Kürzung nicht kumulativ hinzu, sind aber ein eigenständiges Risiko. Und im CO2-Bereich lauert ein drittes 3-Prozent-Recht (dazu unten).

Bis wann muss ich fernablesbare Zähler nachrüsten?

Definition: Fernablesbar heißt, dass die Geräte ohne Betreten der Wohnung ausgelesen werden können – etwa per Funk (Walk-by/Drive-by) oder über ein Smart-Metering-Gateway.

Die Regel ist eindeutig: Alle noch vorhandenen, nicht fernablesbaren Heizkostenverteiler und Warmwasserzähler müssen bis spätestens 31. Dezember 2026 durch fernablesbare Geräte ersetzt sein. Neu installierte Zähler mussten bereits seit dem 1. Dezember 2021 fernablesbar sein.

Praktisch bedeutet das für 2026: Wenn in Ihrem Bestand noch Geräte hängen, die nur vor Ort abgelesen werden können, sollten Sie den Austausch jetzt beauftragen. Ab Januar 2027 gilt die Fernablesbarkeit faktisch flächendeckend – und mit ihr die volle monatliche Informationspflicht.

Wann und wie muss ich monatlich über den Verbrauch informieren?

Definition: Die unterjährige Verbrauchsinformation (UVI) nach § 6a HeizkostenV ist eine laufende Rückmeldung an den Mieter über seinen Heiz- und Warmwasserverbrauch – zusätzlich zur jährlichen Abrechnung.

Sind fernablesbare Geräte installiert, müssen Sie diese Information seit dem 1. Januar 2022 monatlich bereitstellen (§ 6a Abs. 1 Nr. 2 HeizkostenV). Die Mitteilung darf per E-Mail, Webportal, App oder – notfalls – auf Papier erfolgen. Sie soll Mieter in die Lage versetzen, ihren Verbrauch früh zu erkennen und zu steuern.

Zum Inhalt gehören unter anderem der Verbrauch des abgelaufenen Monats und – soweit möglich – ein Vergleich mit dem Vorjahreszeitraum sowie mit einem Durchschnittsnutzer.

Unterlassen Sie die monatliche UVI trotz fernablesbarer Technik, darf der Mieter seine jährlichen Heiz- und Warmwasserkosten um 3 Prozent kürzen. In der Regel übernimmt der Messdienstleister die Bereitstellung – prüfen Sie, ob das in Ihrem Vertrag enthalten ist.

Wie teile ich die CO2-Kosten mit dem Mieter?

Seit dem 1. Januar 2023 dürfen Sie den nationalen CO2-Preis für Heizöl und Erdgas nicht mehr vollständig auf den Mieter abwälzen. Das CO2-Kostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) verteilt die Kosten über ein Zehn-Stufen-Modell – je schlechter der energetische Zustand des Gebäudes, desto höher Ihr Anteil als Vermieter.

Grundlage ist der spezifische CO2-Ausstoß pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr (kg CO2/m²/a), berechnet aus dem tatsächlichen Brennstoffverbrauch:

Der Vermieteranteil steigt also stufenweise von 0 auf 95 Prozent. Der Gedanke dahinter: Wer schlecht gedämmt vermietet, soll einen Anreiz zur Sanierung haben.

Beim CO2-Preis selbst gilt 2026 eine Besonderheit. Der nationale Emissionshandel wechselt vom Festpreis zur Versteigerung – mit einem Preiskorridor von 55 bis 65 Euro pro Tonne CO2. Der genaue Preis ergibt sich aus wöchentlichen Auktionen, bleibt aber innerhalb dieser Spanne begrenzt. Ab 2027 ist der Übergang in den EU-Emissionshandel mit dann frei schwankenden Preisen vorgesehen – kalkulieren Sie also nicht mit dauerhaft stabilen Werten.

Transparenzpflicht: In der Heizkostenabrechnung müssen Sie den auf den Mieter entfallenden CO2-Anteil, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlage ausweisen. Fehlen diese Angaben, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). Bei mit Gas oder Öl versorgten Wohnungen liefert Ihr Brennstofflieferant die dafür nötigen Angaben auf der Rechnung.

Welche Fristen gelten für die Abrechnung selbst?

Die Heizkostenabrechnung läuft in der Regel als Teil der Betriebskostenabrechnung. Hier greift § 556 Abs. 3 BGB: Sie müssen die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen.

Die Konsequenz einer verpassten Frist ist hart: Nach Fristablauf können Sie eine Nachforderung grundsätzlich nicht mehr geltend machen – es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Guthaben müssen Sie dem Mieter dagegen weiterhin auszahlen.

Praktische Checkliste zur Abrechnung 2026:

• [ ] Abrechnungszeitraum maximal 12 Monate
• [ ] 50–70 % nach Verbrauch, Rest nach Fläche
• [ ] Warmwasser separat gemessen
• [ ] CO2-Anteil, Gebäudeeinstufung und Berechnungsgrundlage ausgewiesen
• [ ] Fernablesbare Geräte vorhanden (Frist 31.12.2026)
• [ ] Monatliche UVI wurde bereitgestellt
• [ ] Abrechnung binnen 12 Monaten zugestellt

Fazit

Die wichtigste Regel für 2026 lautet: Rechnen Sie tatsächlich verbrauchsabhängig ab (50–70 Prozent), weisen Sie die CO2-Aufteilung transparent aus und halten Sie die 12-Monats-Frist ein – jeder dieser Punkte schützt vor einer Kürzung von 3 oder 15 Prozent. Der praktischste nächste Schritt: Prüfen Sie noch dieses Jahr, ob in Ihrem Bestand alle Zähler fernablesbar sind, denn die Nachrüstfrist endet am 31. Dezember 2026. Den verbindlichen Gesetzestext finden Sie unter gesetze-im-internet.de; bei Streit im Einzelfall hilft ein Fachanwalt für Mietrecht oder Ihr Eigentümerverband weiter.