Kautionsabrechnung für polnische Mieter: klar und rechtssicher

Der polnische Mieter ist ausgezogen – und will wissen, wo sein Geld bleibt

Ihr Mieter ist nach Polen zurückgekehrt, spricht wenig Deutsch und wartet auf seine Kaution. Sie haben vielleicht Nebenkosten offen, kleine Schäden festgestellt oder wollen einfach korrekt abrechnen. Und Sie ahnen: Wenn die Abrechnung unklar ist, entsteht schnell Streit – nur diesmal über eine Ländergrenze und eine Sprachbarriere hinweg.

Genau hier hilft eine saubere, nachvollziehbare Kautionsabrechnung. Sie schützt beide Seiten: Der Ex-Mieter sieht schwarz auf weiß, wie sich sein Guthaben zusammensetzt, und Sie sind rechtlich abgesichert, falls es doch zur Nachfrage kommt.

Dieser Leitfaden erklärt, welche Fristen gelten, was Sie abziehen dürfen und was nicht, wie Sie einen Teil für die Nebenkosten zurückhalten – und wie Sie das Restguthaben verständlich aufschlüsseln und ins Ausland überweisen.

> Hinweis: Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Den verbindlichen Gesetzestext finden Sie beim Bundesministerium der Justiz unter gesetze-im-internet.de; im Einzelfall helfen ein Fachanwalt für Mietrecht oder ein Vermieterverband wie Haus & Grund weiter.

Was ist eine Kautionsabrechnung – und wann muss sie fertig sein?

Eine Kautionsabrechnung ist die schriftliche Aufstellung, in der Sie darlegen, wie viel von der hinterlegten Kaution Sie zurückzahlen und welche berechtigten Forderungen Sie gegengerechnet haben.

Ein festes Datum nennt das Gesetz nicht. Die Rechtsprechung gesteht dem Vermieter aber eine „angemessene Prüfungs- und Überlegungszeit" zu – üblicherweise drei bis sechs Monate nach der Rückgabe der Wohnung. In komplizierten Fällen kann sie länger sein, doch wer ohne Grund über sechs Monate wartet, riskiert, dass der Mieter die Auszahlung verlangt.

Zwei Fristen sollten Sie kennen:

• § 548 BGB: Ersatzansprüche des Vermieters wegen Schäden oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren in sechs Monaten – gerechnet ab dem Zeitpunkt, an dem Sie die Wohnung zurückerhalten. Prüfen Sie Schäden also zügig; eine spätere Entdeckung verlängert diese Frist nicht.
• § 195 BGB: Der Anspruch des Mieters auf Rückzahlung der Kaution verjährt erst nach drei Jahren. Zeit für die Abrechnung haben Sie also – aber verschleppen sollten Sie sie nicht.

Wie viel Kaution steht überhaupt zur Abrechnung? (§ 551 BGB)

Bevor Sie abziehen, klären Sie den Ausgangsbetrag. § 551 BGB setzt die Regeln:

• Höhe: Die Barkaution darf höchstens das Dreifache der monatlichen Nettokaltmiete betragen (Miete ohne Betriebskosten-Pauschale oder -Vorauszahlung).
• Ratenzahlung: Der Mieter durfte die Kaution in drei gleichen Monatsraten zahlen – kraft Gesetzes, auch ohne besondere Vereinbarung im Vertrag.
• Getrennte Anlage: Sie mussten die Kaution getrennt von Ihrem eigenen Vermögen bei einer Bank anlegen, insolvenzsicher und zum üblichen Zinssatz für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist.
• Zinsen: Die angefallenen Zinsen stehen dem Mieter zu. Sie erhöhen das Guthaben und gehören in die Abrechnung – auch wenn die Zinssätze in den vergangenen Jahren oft niedrig waren.

Alle diese Regeln sind halbzwingend zugunsten des Mieters: Eine für ihn nachteilige Abweichung im Mietvertrag ist unwirksam.

Ausgangsbetrag der Abrechnung = eingezahlte Kaution + aufgelaufene Zinsen.

Was darf ich von der Kaution abziehen – und was nicht?

Sie dürfen nur Forderungen verrechnen, die berechtigt, fällig und nachweisbar sind. Dazu zählen typischerweise:

• Offene Mietzahlungen oder vereinbarte, unbezahlte Zuschläge
• Nachzahlungen aus der Betriebs-/Nebenkostenabrechnung (dazu unten mehr)
• Schäden, die über die normale Abnutzung hinausgehen

Entscheidend ist die Grenze zwischen vertragsgemäßem Gebrauch und echtem Schaden. Wer eine Wohnung bewohnt, hinterlässt Spuren – dafür ist die Kaution nicht da.

Drei Grundsätze sollten Sie beachten:

1. Die Beweislast liegt bei Ihnen. Wer Schadensersatz verlangt, muss konkret belegen, dass der Mieter den Schaden verursacht hat. Vermutungen oder bloße zeitliche Zusammenhänge reichen nicht – das Übergabeprotokoll ist hier Ihre wichtigste Grundlage.
2. Nur der Zeitwert zählt, nicht der Neuwert. Für einen zehn Jahre alten Teppichboden können Sie kaum noch etwas ansetzen, weil sein Restwert gering ist.
3. Jede Position gehört belegt. Rechnungen, Kostenvoranschläge oder Fotos machen die Abrechnung überprüfbar – gerade für einen Mieter, der nicht mehr vor Ort ist.

Darf ich einen Teil wegen der Nebenkostenabrechnung einbehalten?

Ja. Steht die jährliche Betriebskostenabrechnung bei Auszug noch aus und ist eine Nachzahlung zu erwarten, dürfen Sie einen angemessenen Teil der Kaution zurückhalten, bis abgerechnet ist.

„Angemessen" heißt aber nicht „nach Bauchgefühl". Der einbehaltene Betrag muss konkret beziffert und an den Abrechnungen der Vorjahre orientiert sein. Erwartbare Nachzahlung von rund 900 Euro? Dann ist ein Rückbehalt in ähnlicher Höhe plausibel; der Rest der Kaution wird zeitnah ausgezahlt. Diese Linie hat der Bundesgerichtshof mehrfach bestätigt (u. a. Urteil vom 18. Januar 2006, Az. VIII ZR 71/05).

Praktisch heißt das: Zahlen Sie das unstrittige Guthaben sofort aus und behalten Sie nur die realistisch nötige Summe für die Nebenkosten ein – nicht die gesamte Kaution.

Wie mache ich die Abrechnung für einen polnischen Ex-Mieter nachvollziehbar?

Rechtlich muss die Abrechnung nicht auf Polnisch sein – Deutsch genügt. Aber Verständlichkeit verhindert Rückfragen und Streit. Und das Gute ist: Zahlen sprechen jede Sprache. Eine klare, aufgeschlüsselte Rechnung versteht auch, wer wenig Deutsch kann.

Bewährt hat sich diese Struktur:

1. Ausgangsbetrag: Kaution + aufgelaufene Zinsen
2. Abzüge, Position für Position: jede mit kurzer Bezeichnung, Betrag und Beleg-Verweis
3. Auszahlbetrag: die klar erkennbare Endsumme

Weitere Tipps, damit die Abrechnung über die Sprachbarriere hinweg trägt:

• Belege beifügen (Rechnungen, Fotos, die Vorjahres-Nebenkostenabrechnung) – Beträge und Datumsangaben sind sprachunabhängig lesbar.
• Einfache, kurze Sätze statt Juristendeutsch; jede Position mit einem Stichwort erklären.
• Wo möglich die Kernbegriffe zweisprachig angeben – etwa Kaution/kaucja, Nebenkosten/koszty dodatkowe, Auszahlung/wypłata. Schon einige übersetzte Schlüsselwörter machen eine ansonsten deutsche Aufstellung nachvollziehbar.
• Eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen nennen (E-Mail genügt), damit der Ex-Mieter nachfragen kann, statt gleich Ärger zu machen.

Wie zahle ich das Restguthaben nach Polen aus?

Sobald der Auszahlbetrag feststeht, überweisen Sie ihn auf das Konto des Ex-Mieters – auch wenn das in Polen liegt.

• SEPA-Überweisung in Euro: Für Euro-Zahlungen innerhalb der EU/des EWR gilt Gleichbehandlung. Ihre Bank darf für eine grenzüberschreitende Euro-Überweisung nicht mehr verlangen als für eine Inlandsüberweisung – so schreibt es die EU-Verordnung über grenzüberschreitende Zahlungen vor. Nach Polen ist die SEPA-Überweisung in Euro damit in der Regel für Sie kostenfrei.
• IBAN prüfen: Sie brauchen die polnische IBAN (beginnt mit „PL"); ein BIC ist bei SEPA meist nicht mehr nötig. Prüfen Sie die Nummer sorgfältig, bevor Sie senden.
• Złoty-Umrechnung: Polen gehört zum SEPA-Raum, aber nicht zur Eurozone. SEPA-Überweisungen laufen in Euro. Rechnet die Empfängerbank den Betrag in Złoty um, können dort Umrechnungsgebühren anfallen – diese trägt üblicherweise der Empfänger, nicht Sie.
• Nachweis aufheben: Bewahren Sie den Überweisungsbeleg auf. Er dokumentiert, dass und wann Sie ausgezahlt haben.

Fazit

Eine gute Kautionsabrechnung ist keine Frage der Sprache, sondern der Klarheit: Ausgangsbetrag plus Zinsen, jede Abzugsposition belegt, Endsumme deutlich – dann versteht sie auch ein Ex-Mieter in Polen. Prüfen Sie Schäden innerhalb der Sechs-Monats-Frist des § 548 BGB, halten Sie für offene Nebenkosten nur einen realistischen Teil zurück und überweisen Sie den Rest als SEPA-Zahlung in Euro. Ihr nächster Schritt: den Ausgangsbetrag samt Zinsen ermitteln und jede geplante Abzugsposition mit einem Beleg unterlegen.