Kaution teilweise einbehalten: die Begründung auf Englisch
Nur belegte Schäden, offene Miete oder erwartete Nebenkosten tragen einen Kautionseinbehalt. So begründen Sie die Abzüge belastbar – und übertragen den Rechtsgrund präzise ins Englische.
Der Auszug ist durch, der Mieter wartet auf sein Geld – und Sie müssen erklären, warum ein Teil fehlt
Ihr Mieter ist international, die Kommunikation lief auf Englisch, und jetzt behalten Sie einen Teil der Kaution ein. Für einen Kratzer im Parkett, eine offene Rechnung, die noch nicht abgerechnete Nebenkostenabrechnung. Der Mieter will wissen, warum – und er will es auf Englisch verstehen.
Genau hier liegt die Falle. Eine Begründung, die auf Deutsch juristisch sauber wäre, kann in der Übersetzung kippen: Wird ein Rechtsbegriff falsch übertragen, wirkt der Abzug willkürlich, und aus einer berechtigten Forderung wird ein Streit. Umgekehrt hält keine noch so elegante englische Formulierung einen Abzug, der schon in der Sache nicht trägt.
Dieser Leitfaden zeigt beides: welche Abzüge nach deutschem Recht überhaupt belastbar sind – denn das entscheidet – und wie Sie die Begründung so auf Englisch fassen, dass sie den deutschen Rechtsgrund korrekt trifft. Vorab eine ehrliche Einordnung: Das ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Wann darf ich als Vermieter die Kaution überhaupt teilweise einbehalten?
Ein Einbehalt ist nur zulässig, wenn Sie gegen den Mieter eine konkrete, bezifferbare Gegenforderung haben. Die Kaution ist eine Sicherheit (maximal drei Netto-Kaltmieten, § 551 BGB) – kein Reservetopf für Wünsche.
Drei Gründe tragen den Einbehalt:
- Offene Miete oder Nebenkostenvorauszahlungen – rückständige Beträge aus dem laufenden Mietverhältnis.
- Schäden, die über die normale Abnutzung hinausgehen – dazu gleich mehr, denn hier entstehen die meisten Streitigkeiten.
- Eine noch ausstehende Betriebskostenabrechnung, aus der eine Nachzahlung zu erwarten ist. Hier dürfen Sie einen angemessenen Teil zurückhalten, bis abgerechnet ist.
Für den Zeitraum nach dem Auszug gewährt Ihnen die Rechtsprechung eine „angemessene Prüfungsfrist" von in der Regel 3 bis 6 Monaten, bis die Kaution fällig wird. Was Sie in dieser Zeit erkennbar nicht mehr brauchen, müssen Sie aber vorzeitig auszahlen – die Frist ist kein Freibrief, das ganze Geld liegen zu lassen.
Was zählt als Schaden – und was ist nur normale Abnutzung?
Normale, vertragsgemäße Abnutzung ist nicht ersatzpflichtig – das steht in § 538 BGB: Veränderungen oder Verschlechterungen durch den vertragsgemäßen Gebrauch hat der Mieter nicht zu vertreten. Sie dürfen sie also nicht von der Kaution abziehen. Diese Grenze ist der häufigste Fehler in Kautionsabrechnungen.
Die Abgrenzung im Überblick:
| Meist normale Abnutzung (kein Abzug) | Meist Schaden (Abzug möglich) |
|---|---|
| Übliche Dübellöcher, verblasste Schatten von Bildern | Ausgerissene Dübel, großflächig aufgestemmte Wände |
| Leichte Gebrauchsspuren an Boden und Armaturen | Tiefe Kratzer, gebrochene Fliesen, ruinierter Bodenbelag |
| Abgewohnter Teppich nach jahrelanger Nutzung | Brandlöcher, massive Flecken, unsachgemäße Beschädigung |
| Normale Vergilbung, übliche Küchennutzung | Massive Nikotin- oder Tiergerüche, eingeschlagene Türen |
Faustregel: Was bei bestimmungsgemäßem Wohnen zwangsläufig entsteht, geht zu Ihren Lasten. Was auf Unachtsamkeit, Fahrlässigkeit oder Missbrauch zurückgeht, kann ein Schaden sein. Auch offene Renovierungspflichten (Schönheitsreparaturen) tragen nur, wenn die Klausel im Mietvertrag wirksam ist – viele sind es nicht.
Welche Fristen laufen dabei gegen mich?
Neben der Prüffrist, die Ihnen Zeit gibt, gibt es Fristen, die gegen Sie laufen. Wer sie übersieht, verliert eine berechtigte Forderung.
| Frist | Was sie bedeutet | Grundlage |
|---|---|---|
| 6 Monate ab Rückgabe der Wohnung | Ihre Schadensersatzansprüche wegen Veränderungen/Verschlechterungen verjähren. Danach ist die Forderung faktisch weg. | § 548 BGB |
| 3 bis 6 Monate Prüffrist | Spätestens dann wird die (Rest-)Kaution fällig. | BGH-Rechtsprechung |
| Bis Ende des Folgejahres | Frist, die Betriebskosten abzurechnen (bei Kalenderjahr-Abrechnung). | § 556 Abs. 3 BGB |
| 3 Jahre | Verjährung des Rückzahlungsanspruchs des Mieters. | § 195 BGB |
Der Grundsatzfall für den vorläufigen Einbehalt wegen offener Nebenkosten ist das BGH-Urteil vom 18.01.2006 (VIII ZR 71/05): Sie dürfen einen angemessenen Teil zurückhalten, wenn eine Nachforderung wahrscheinlich ist. Aber: Für bereits verjährte Nebenkosten dürfen Sie nichts mehr einbehalten – das hat der BGH am 20.07.2016 (VIII ZR 263/14) klargestellt.
Als grobe Orientierung für die Höhe des NK-Einbehalts gilt in der Praxis etwa das Zwei- bis Dreifache der monatlichen Nebenkostenvorauszahlung – kein starres Gesetz, aber ein Anhaltspunkt für „angemessen".
Wie begründe ich die Abzüge so, dass sie belastbar sind?
Der entscheidende Punkt zuerst: Im Streit trägt der Vermieter die Beweislast. Sie müssen belegen, dass der Schaden existiert, während der Mietzeit entstand und über die normale Abnutzung hinausgeht. Eine Behauptung reicht nicht.
Ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber praktisch Gold wert: Wurde die Wohnung bei Einzug ausdrücklich mangelfrei übergeben und taucht der Schaden erst beim Auszug auf, spricht ein Anscheinsbeweis dafür, dass der Mieter ihn verursacht hat. Ohne Dokumentation kehrt sich das oft gegen Sie.
Eine belastbare Begründung enthält für jede Position:
- [ ] Was – die konkrete Position (z. B. „Parkett Wohnzimmer, tiefe Kratzer über 1,2 m").
- [ ] Warum abzugsfähig – der Rechtsgrund (Schaden über normale Abnutzung hinaus / offene Miete / erwartete NK-Nachzahlung).
- [ ] Wie viel – der exakte Betrag, nach Möglichkeit belegt durch Rechnung oder Kostenvoranschlag.
- [ ] Beweis – Verweis auf Fotos, Übergabeprotokoll bei Ein- und Auszug, Handwerkerrechnung.
- [ ] Die Rechnung insgesamt – ursprüngliche Kaution (plus Zinsen) minus Summe der Abzüge = ausgezahlter Restbetrag, mit Auszahlungsdatum.
Pauschalen wie „für Reinigung und Reparaturen: 400 €" sind angreifbar. Je konkreter und je besser belegt, desto stabiler – in jeder Sprache.
Welche englischen Begriffe treffen die deutschen Rechtsbegriffe genau?
Damit die Begründung „auf Englisch" nicht nur höflich, sondern juristisch präzise ist, muss der Rechtsgrund korrekt übertragen werden. Die häufigsten Begriffe:
| Deutsch | Treffendes Englisch |
|---|---|
| Mietkaution | security deposit |
| Kautionsabrechnung | itemised statement / final deposit account |
| Einbehalt, Abzug | deduction, amount withheld |
| offene Miete | outstanding (unpaid) rent |
| normale/vertragsgemäße Abnutzung | normal wear and tear (UK: fair wear and tear) |
| Schaden über normale Abnutzung hinaus | damage beyond normal wear and tear |
| Betriebs-/Nebenkostenabrechnung | annual service-charge / utility statement |
| Nachzahlung | balancing payment / additional amount due |
| Übergabeprotokoll | handover report / move-out condition report |
| Prüffrist | reasonable review period |
| Aufrechnung, Verrechnung | set-off / offset |
| Restkaution, Rückzahlung | remaining balance / refund of the deposit |
| Beleg, Rechnung | receipt / invoice / supporting document |
Der wichtigste Übersetzungsfehler: „normal wear and tear" niemals als Abzugsgrund nennen. Im englischsprachigen Mietrecht (USA, UK) ist das ausdrücklich nicht abzugsfähig – ein Mieter, der den Begriff kennt, wird sofort widersprechen. Ziehen Sie nur „damage beyond normal wear and tear" heran.
Wie klingen einzelne Positionen präzise auf Englisch?
Einzelne Begründungssätze – als Orientierung, wie sich der Rechtsgrund sauber transportieren lässt:
- Schaden: „A deduction of €X is made for repairing [item], which constitutes damage beyond normal wear and tear (see attached photos and invoice)."
- Vorläufiger NK-Einbehalt: „€X is withheld temporarily against the pending annual utility statement for 2025; the balance will be refunded once that account is finalised, at the latest by [date]."
- Klarstellung: „Normal wear and tear has not been charged to you and is not part of these deductions."
- Restauszahlung: „The remaining deposit of €X, including accrued interest, will be transferred to your account by [date]."
Beachten Sie: Maßgeblich bleibt das deutsche Recht und – falls vereinbart – die deutsche Vertragssprache. Die englische Fassung dient dem Verständnis; sie ändert die Rechtslage nicht, muss sie aber korrekt wiedergeben.
Fazit
Ob eine teilweise einbehaltene Kaution hält, entscheidet sich an der Substanz, nicht an der Sprache: nur belegte Schäden über die normale Abnutzung hinaus, offene Miete oder eine konkret erwartete Nebenkostennachzahlung tragen den Abzug – und die 6-Monats-Frist des § 548 BGB läuft gegen Sie. Fassen Sie jede Position mit Rechtsgrund, Betrag und Beweis zusammen, und übersetzen Sie den Rechtsgrund präzise (insbesondere: nie „normal wear and tear" abziehen). Bei größeren Streitwerten lohnt der Gang zu einem Fachanwalt für Mietrecht oder zu Ihrem Vermieterverband – dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.